企画参加募集要綱

【企画参加募集について】

 早稲田地球感謝祭は、皆さんの日ごろの活動発表の場、コミュニケーションの場作りをしていきます。
 早稲田大学早稲田キャンパスで、屋外テントブース、教室、ステージなどを利用してできる様々な企画を募集します。(政治活動・宗教活動・思想活動等はご遠慮いただきます。)
 なお、行事実施ための会場設営費・広報費(ポスター、チラシ、新聞折込広告等実施)・通信費・スタッフTシャツ代(1 企画 1 枚支給)等の一部として、飲食販売の企画については指定する「エコ容器」を購入し利用していただきます。
 
 

【募集企画について】

 展示、実演、体験企画、発表、演奏、講演、PR活動、啓蒙活動、パフォーマンス、飲食物販品・農産品・特産品販売等の各種企画を募集します。
 実施当日は、「環境」「防災」「街の文化祭」「ステージ」「街の音楽祭」「模擬店&物産市」のジャンル毎に企画を展開します。
(企画例)
・来場者の皆さんと一緒にふれあう体験教室・交流企画、ゲーム等
(場所:屋内教室・廊下・ロビー、屋外テントブース等)
・環境や防災をはじめとした身近な問題をテーマにした発表、シンポジウム、啓蒙活動等
(場所:屋内教室・廊下・ロビー、屋外テントブース等)
・絵や小物制作等、各種グループ・サークルなどの作品展示
(場所:屋内教室・廊下・ロビー)
・バンドのライブ演奏、アカペラ演奏、ダンス・ショー・コント・芸などの成果発表等
(場所:大隈講堂前ステージ、パフォーマンスゾーン等)
・早稲田界隈の小中学校でのクラブ活動や、地域の音楽団体によるコンサート
(場所:大隈大講堂)
・飲食店経営者が、自店􏰀人気メニューをその􏰀場で調理し販売する模擬店等
(場所:屋外テントブース・キッチンカー等)
・飲食物販店や全国各地􏰀地域団体による人気商品・名産品􏰀出張販売等
(場所:屋外テントブース・キッチンカー等)
 

【参加方法について】

 「申込書等の提出」と「参加費等の支払」の両方をもって手続き完了です。
1.申込書等提出
7月31日(月)までにいずれかの方法にて提出。

(1)E-Mail: 2017-staff@waseda-kansyasai.com
(2)FAX:03-3447-9055
※申込書はホームページ https://www.waseda-kansyasai.com/2017/teaser.html から入手できます。
※参加企画内容により提出する申込書等が異なります(「申込書の種類と提出について」参照)。
 

 

【実施予定場所について】

屋外:大隈講堂前広場、正門~大隈銅像前、26 号館(大隈タワー)周辺等
屋内:8号館(地下1・1 階)、3 号館(1~3 階)、大隈講堂(大講堂・小講堂) ステージ:大隈講堂前広場(メインステージ)
 


 

※大隈大講堂は「街の音楽祭」として早稲田地域の団体(小中学校・住民サークル等)を対象とした合 唱や吹奏楽のコンサートを実施します。
 1 団体による 1 ステージ(30 分)を 1 コマとします。
 


 

【エコ容器の購入について】

飲食販売の企画で購入者に提供する容器類(持ち帰り用パックを含む)については、早稲田地球感謝祭事務局が指定する「エコ容器」を購入し使用していただきます。申込書Cにて申込をしてください。 申込書の容器では販売が不可能なものを提供する場合など利用しない場合はその旨申込書に記入し てください。
・なお、エコ容器を使用している出店ブースにはその旨のマークを表示し環境に配慮していることをアピールさせていただきます。
・早稲田地球感謝祭はその前身である 1996 年の「エコサマーフェスティバル」開催時から環境の視点 を重視したイベントとして行っております。ご協力をお願いいたします。
 

【スタッフTシャツについて】

・1 企画につき1枚、オリジナルの地球感謝祭スタッフTシャツを無償で配布します。申込書欄のサイ ズ(S、M、L、LL)に○印を記入してください。企画代表者の方は当日着用をお願いいたします。

 

【アトム通貨の使用について】

・地球感謝祭の会場では早稲田・高田馬場地区発祥の地域通貨である「アトム通貨」を使用可能といたします。アトム通貨は 10 馬力=10 円として現金と同様に扱ってください。
・各参加企画で使用されたアトム通貨は当日換金することが可能です(詳細は別途ご案内いたします)。
・アトム通貨は地球感謝祭会場以外でも早稲田・高田馬場地区をはじめ全国の加盟店舗で2018年2月末まで使用可能です。詳しくはホームページ http://atom-community.jp/ をご覧ください。
 

【スタッフ用食券について】

・地球感謝祭の企画参加者向けに「スタッフ用食券」を販売します。販売価格は1セット 500円で、アトム通貨 600馬力分と引き換えます。なお、販売は1名1セット限りとなります。企画参加者以外の購入は固くお断りいたします。
・購入をご希望の方は申込書にその旨記入し、お支払いください。食券は当日の企画受付時にまとめて配布いたします。
・食券の当日販売は原則としていたしませんので、参加申込時にあわせて購入してください。
 

【地球感謝祭当日を盛り上げる企画について】

・地球感謝祭の企画者の皆様、来場者の皆様に楽しんで頂き、地球感謝祭を盛り上げるために企画参加の皆様にご協力をいただきたくお願いいたします。現在は以下の「模擬店グランプリ」の実施を行うほか、その他の企画も検討中です。詳細は決まり次第別途ご案内いたしますのでご協力をお願いいたします。
 
 

【当日までのスケジュールについて】

■7月8日(土) 19:00:早稲田奉仕園YOUーIホールにて~ 参加募集説明会
7月31日(月)まで
 参加申込書提出(E-Mailまた􏰁FAXにて) 早稲田地球感謝祭事務局で􏰀申込内容確認後、8月下旬までにエコ容器代等を支払(指定郵便振替口座へ􏰀振込にて)により申込手続きが完了

■8月10日まで
 出店時間・場所等、詳細事項の調整と確定
8月31日(木) 19:00:早稲田奉仕園YOUーIホールにて~ 参加者会議(最終確認、ポスター配布(予定)、企画内容共有会)
※早稲田奉仕園YOUーIホール:構内案内図
■9月上旬~ 関係先ポスター掲示、広報・宣伝活動
■9月中旬~ 早稲田地球感謝祭事務局(最終確認、パンフレット配布)
■9月17日(日) 会場設営(テント設置・机、椅子搬出)
■9月18日(月・祝) 地球感謝祭当日(皆さん楽しみましょう!􏰂) )
 

【注意事項について】

・ステージ企画参加者はエンディング(パレードなど)にご協力頂く可能性があります。
・雨天決行です。雨天時は代替場所として大隈小講堂を予定しております。
・出店場所、オプション品の数、ステージの使用時間などは限りがあります。申込多数の場合は受付期間中でもお断りする場合があります。お早めにお申込下さい。
・出店場所や出演時間については、皆様のすべての企画それぞれが 1 番大事な企画という認識をもって、早稲田地球感謝祭事務局で調整させていただきます。ご希望には添いかねますことをご了承ください。
・企画内容に応じて、早稲田地球感謝祭事務局の窓口担当者を設定します。企画実施にあたっては、担当者と打合せを行ってください。
・イベント全体、企画ジャンル全体での企画の提案はお気軽にご相談下さい。可能な限り実現できるように努力させていただきます。
・ステージの音源操作は、各団体でもできるようにご用意下さい。
・ステージ企画参加者には着替え等必要に応じ控室のご利用が可能です。ただし、控室は原則として他の企画参加者と共用となり、男性用、女性用、お体に障害のある方などでの介助を目的とした男女兼用の3区分で確保いたします。
・貴重品類の保管サービスはいたしません。各自で責任をもって保管願います。
・教室内でAV機器(マイク含む)利用を希望される方は申込書の「備考」にその旨ご記入ください。
・各企画の設営・撤収は9月18日(月・祝)当日のみです。設営時間は 8:00~10:00、撤収時間は16:00~18:00 です。
・設営、撤収時間についてはキャンパス構内への車の出入構が可能です。ただし、構内の混雑状況に応じて車の入構を制限する場合がございます。荷物は宅配便で送付するなど準備・撤収時の混雑緩和にご協力をお願いいたします。
・正門前脇ロータリーの路上に駐車しての搬出入は一般車両、路線バスの通行障害になりますため、一切できません。
・駐車場は近隣のコインパーキング等をご利用ください。なお、特別な事情のある方は早稲田地球感謝祭事務局にて駐車場を確保いたします。必要な方は申込書の「備考」にその旨(車種、ナンバー、台数)ご記入ください。
・地球感謝祭実施にあたり、ホームページ、SNS、ポスター掲示、新聞折込チラシ、区報掲載、のぼり等でPRを行いますが、各企画への来場は皆様からのPRが有効です。皆さんご自身でのPR活動をお願いします。
・お客様に提供したもの以外、各出店企画で出たごみについては各自で持ち帰りください。 (なお、お客様が捨てるごみについては、環境対策として会場に設置するエコステーションで回収を行います)
・来場者、参加者の安全が第一です。企画内容を安全性の面から十分に検討してください。
・火気の使用は十分に留意するとともに、東京消防庁作成「イベント会場等におけるガソリンの貯蔵・取扱い時の留意事項」の記載内容(下記HP参照)を遵守してください。
  掲載HP http://www.tfd.metro.tokyo.jp/lfe/office_adv/gasoline.pdf
・早稲田地球感謝祭事務局でも消火器の準備は行いますが、火気使用の企画についてはご自身でも消火 器を用意する等火災防止対策をお願いいたします。
・盗難・紛失、出店上のトラブル(喧嘩・食中毒等)、事故等に関しては、出店者自身の自己責任・当 事者間の話し合いで解決して頂きます。早稲田大学周辺商店連合会および各商店会・早稲田地球感謝 祭事務局では一切の責任を負わないものとします。
・万一、参加をキャンセルする場合は8月10日までにご連絡ください。参加料等は振込手数料を控除 した金額について返金いたします。 ・次の場合、参加料等の返金は一切いたしません。
①8月11日以降に出店をキャンセルした場合。
②参加者との連絡が取れない場合、参加者や企画内容について実際と異なる内容での申込等、参加者側に 起因する理由で早稲田地球感謝祭事務局が参加の中止を要請した場合。
③天候の急変その他天変地異 等早稲田地球感謝祭事務局の責によらない事態によりイベント開始後に中止が決定した場合。
 

【飲食販売の出店における注意事項について】

・模擬店グランプリに参加して頂く場合があります。
・販売品目と価格については必ず申込書に記入してください。
・キッチンカーを利用される場合は「備考」に車両サイズを記入してください。
・飲食の販売では(その場での調理の有無に関わらず)新宿区保健所に臨時出店の届出として「行事における臨時出店届」の提出が必要となります。東京都保健福祉局の臨時営業に関する(下記HPのPDF参照)を遵守の上、所定の届出書(申込書D)に販売食品と取扱方法を記入して申込書と一緒に 早稲田地球感謝祭事務局まで提出をお願いたします。
掲載HP http://www.fukushihoken.metro.tokyo.jp/shokuhin/kyoka/files/rinzisyutten13.pdf
・他の出店者と同一商品の提供、衛生上問題がある場合は調整をお願いする場合があります。
・アルコール類の販売は制限がありますので事前に必ずお問い合わせください。
・移動販売の営業許可を取得している方は申込書Dに代え、営業許可証のコピーを添付してください。
 

【申込書の種類と提出について】

 

・申込書には「申込書A(共通申込書)」、「申込書B-1、B-3(ステージ・街の音楽祭用配置図)」、「申込書C(エコ容器申込書)」、「申込書D(保健所臨時出店届)」の6種類があります。
□大隈講堂前ステージ参加の場合は 「申込書AおよびB-1の2枚」を、
□街の音楽祭(大隈大講堂)参加の場合は「申込書AおよびB-3の2 枚」を、
□飲食の販売企画へ参加の場合は 「申込書A・C・Dの3枚」を、
□その他の方は 「申込書Aのみ」を、
提出してください。
 

【企画参加申込フローについて】

7月31日(月)まで

  • 「早稲田地球感謝祭 2017   企画参加募集要綱」を熟読してください。 https://www.waseda-kansyasai.com/2017/ にて、ホームページからダウンロードできます。
     
    なお、過去の地球感謝祭については、
    2016年度版は
    http://www.wasemachi.com/kansyasai/
    それ以前のものは
    http://www.wasemachi.com/machi/kansyasai.html
    を参照してください。
  • 参加企画内容に応じ、申込書等をE-MailまたはFAXにて提出してください。
  • 申込書提出後3日以内

  • 早稲田地球感謝祭事務局より申込書到着の確認をご連絡します。連絡がない場合は早稲田地球感謝祭事務局までお問い合わせください。
  • 申込書提出後概ね8日以内

  • 申込み内容の問題の有無についてご案内いたします。問題がある場合おそれいりますが再提出を お願いいたします。
  • 合わせて、当日までの企画窓口担当者のご案内をします。担当者と連絡を取り準備をすすめてください。
  • 内容に不備・確認事項がある場合、早稲田地球感謝祭事務局よりその内容確認および申込書等の 再提出についてご案内いたしますので再度申込書を提出してください
  • 8月11日 (金)頃

  • 早稲田地球感謝祭事務局より参加費等(参加費・オプション品・エコ容器代金・食券・追加Tシャツ代金)の振込についてご案内いたします。
  • 8月30日 (水)まで

  • 参加費等の振込をしてください。
  • 参加費等振込後 1 週間以内

  • 早稲田地球感謝祭事務局で振込確認後申込手続完了のご連絡をいたします。
  •  

    【お問い合わせについて】

    早稲田地球感謝祭企画参加に関する問い合わせは下記にお願いいたします。また、参加手続き完了後は 申込後にご案内する下記コーナー毎の担当者を窓口として企画準備を進めてください。
    【お電話の場合】 早稲田商店会長:山内康行(キッチンミキ) 03-3203-2262(平日午後 3 時以降)
    【E-Mailの場合】 2017-staff@waseda-kansyasai.com
    お問合せ用のメールフォームはこちらからどうぞ
    【FAXの場合】 03-3447-9055


     

    ※商店営業等のため、問い合わせ時に電話に出られない場合もありますので、あらかじめご了承下さい。
    ※上記以外の商店会スタッフ・学生スタッフ等も担当させていただきます。
    ※申込書に記入いただきました個人情報については、地球感謝祭に関する事項、地球感謝祭参加者メーリングリストへの登録、その他、早稲田大学周辺商店連合会が必要とした場合の連絡のために使用いたします。
                                                           以上

    主催:早稲田商店会

    協力:早稲田大学、大隈通り商店会、ワセダグランド商店会、早大西門通り商店会、早稲田駅前商店会、早大南門通り商店会、早大通り商栄会、早稲田古書組合
    後援予定:新宿区

    2017稲門祭

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